Автоматизация учебных заведений

ALFA-XPress - система управления учебным процессом
Система ALFA-XPress - информационно-аналитическая система для организации управления учебным процессом в высших и средних специальных учебных заведениях. Внедрение ALFA-XPress позволит комплексно подойти к решению задач, стоящих перед современным учебным заведением. Решение ALFA-XPress ориентировано как на коммерческие, так и государственные высшие учебные заведения.

 

Содержание

 

Основные задачи, решаемые с помощью ЕИС управления учебным процессом ALFA-XPress

  • Построение единой информационной среды в рамках учебного процесса;
  • Формализация и прозрачное управление организационной структурой вуза;
  • Учет и ведение личных дел студентов, сотрудников, абитуриентов, аспирантов, совместителей;
  • Автоматизация работы приемной комиссии: регистрация абитуриентов сотрудниками приемной комиссии, учет принятых документов, составление расписания вступительных экзаменов (компьютерное тестирование) и ввод оценок, мониторинг состояния абитуриентов, печать личных карточек, статистика;
  • Организация движения контингента студентов: приказы, выписки из приказов, проведение изменений приказов;
  • Формирование и утверждение учебных и рабочих планов;
  • Ведение журналов посещаемости студентами учебных мероприятий;
  • Учет и ведение личных дел студентов, мониторинг успеваемости и выполнения учебных планов;
  • Проведение сессии: электронные зачетные книжки, отслеживание академической успеваемости студентов, учет выданных экзаменационных листов, ведение семестровых журналов;
  • Управление оплатами договорных студентов, мониторинг оплат, оперативный анализ и прогнозирование финансовых потоков;
  • Ведение журналов регистрации документов;
  • Гибкая система прав доступа к данным, возможность настройки специфических автоматизированных рабочих мест (АРМ);
  • Доступ к личному кабинету для сотрудника, студента, абитуриента, аспиранта, совместителя;
  • Оперативное предоставление информации родителям и опекунам студентов;
  • Расчет нагрузок на ППС и читающие кафедры;
  • Возможность удаленного доступа к единому банку данных и получения актуальной информации.
  • Учет табеля рабочего времени преподавателей
  • Начисление сотрудникам ВУЗ-а заработной платы и прочих надбавок согласно штатного расписания и табеля рабочего времени

 

 

Концепция решения ALFA-XPress

Основой концепции развития решения ALFA-XPress является подход, рассматривающий организацию учебного процесса в высшем учебном заведении как единый процесс, состоящий из ряда частных взаимосвязанных процессов. Каждый из частных процессов находит отображение в функциональном блоке решения (например, проведение приемной кампании вузом - в модуле "Абитуриент"). Каждый функциональный блок взаимодействует с другими как на уровне процессов, так и на уровне обмена данными. Таким образом, решение позволяет осуществлять контроль, накапливать информацию об обучаемом в вузе лице с момента подачи заявления в приемную комиссию, от выбора специальностей к вступительным испытаниям, от вступительных испытаний к зачислению в контингент студентов, от зачисления к первой сессии и, завершая подготовкой приложения к диплому, выпуском готового специалиста.

 

 

Архитектура решения

В качестве постоянного хранилища данных используется реляционная база данных MySQL 5.0 и выше. В базу данных помещаются только данные в виде набора реляционных сущностей (связанных таблиц) без элементов программируемой логики (триггеров, хранимых процедур, представлений и т.п.).

 

 

В зависимости от специфики задач все пользователи делятся на Windows-клиентов, программное обеспечение которых устанавливается на их рабочих местах, и Web-клиентов, получающих доступ к системе через Web-интерфейс. Укрупненно можно выделить следующие группы пользователей информационной системы:

  • Сотрудники ректората, деканатов, центра регистрации студентов и кафедр, выполняющие операции с базой данных информационной системы согласно их должностных инструкций), заносящие через систему, сведения о различных аспектах их производственной деятельности (так называемые Windows-клиенты до 150 одновременно активных подключений);
  • Преподаватели ВУЗ-а, использующие информационную систему для ввода еженедельных баллов студентов текущего и первых двух промежуточных контролей (Рейтинг 1 и рейтинг 2, оценки экзаменов вводятся непосредственно в электронную ведомость уполномоченным сотрудником центра регистрации), ввода силлабуса преподаваемой дисциплины, создания тестов для он-лайн тестирования студентов и еще некоторые другие возможности (Web-клиенты доступ через web-интерфейс до 1000 одновременных активных сессий);
  • Студенты а так же их родители и/или их опекуны - пользователи, которым предоставляется ограниченная по объему информация касательно лично данного студента (Web-клиенты доступ с авторизацией до 5000 активных сессий).

В общем случае для СУБД и других приложений может быть использован единый сервер, но выделение отдельного сервера для СУБД позволит обеспечить масштабируемость системы.

 

 

Система прав доступа

Одним из преимуществ единой информационной системы ALFA-XPress является реализация механизма авторизации пользователей. Данная проблема встает, когда в состав ЕИС входят функционально завершенные модули на базе единого ядра, которые могут функционировать отдельно друг от друга, связываясь с центральным сервером для репликации данных. В качестве примера, можно выделить модули "Абитуриент", "Контингент", "Кадры" и "Деканат". Необходимо обеспечить уникальность данных каждого человека в системе и предусмотреть возможность множественности ролей человека в системе. Под множеством ролей понимается набор категорий пользователя для человека в ЕИС, которые продиктованы регламентом и организацией работы современного вуза. Такой категорией может быть абитуриент, студент, сотрудник вуза, аспирант и т.д.

 

Человек в вузе может быть одновременно студентом и сотрудником, сотрудником разных отделов, либо обладать другой комбинацией категорий или иметь только одну категорию, например студент. ЕИС управления учебным процессом - ALFA-Xpress, является веб-ориентированным решением. ALFA-XPress имеет трехуровневую архитектуру и включает сервер базы данных (MySQL Server 5.1) и веб-сервер (Apache 2.0). Для работы с системой используется тонкий клиент, веб-браузер. Каждый пользователь имеет одну учетную запись для авторизации в ЕИС, в независимости от того обладает ли он несколькими категориями или одной.

 

Чтобы не дублировать данные о каждом человеке в ЕИС при создании новой категории был создан базовый объект «человек». Объект «человек» включает набор атрибутов, которые уникально идентифицируют человека в ЕИС. Также для объекта «человек» созданы атрибуты для хранения личных данных о человеке, например паспортные данные, данные о родственниках, контактная информация и т.д. При создании новой категории в ЕИС (абитуриента, студента, сотрудника) производится поиск человека в базе. Если найдены совпадения, формируется список категорий, с указанием информации о том, к какому подразделению они принадлежат. Можно просмотреть личную карточку человека, любой из найденных категорий, и принять решение о создании новой категории на базе уже существующего человека в базе данных или добавить новую категорию вместе с новым человеком. Если совпадения не найдены, то страница мастера со списком совпадений при создании новой категории не формируется и в базе создается категория на базе нового человека. Соответственно связь объекта «человек» и категорий один ко многим. Для объекта «человек» создается учетная запись, комбинация логин-пароль. В зависимости от способа и типа создаваемой категории учетная запись может формироваться системой автоматически.

 

Пользователь, получив учетную запись от группы сопровождения или другим регламентированным способом, может авторизоваться в системе по определенному адресу в локальной сети или удаленно, посредством сети Internet. При этом система вычисляет, какими категориями обладает данный человек и формирует страницу, на которой пользователь может выбрать от имени какой категории необходимо авторизоваться в системе. Если пользователь обладает только одной категорией в ЕИС, то система автоматически авторизует пользователя после ввода учетной записи.

 

В зависимости от выбранной пользователем категории при авторизации система динамически формирует начальную страницу и отображает ее в веб-браузере.

 

Автоматизированное рабочее место сотрудника, абитуриента, студента или другой категории имеют существенные отличия. Абитуриент, например, может просматривать свою личную карточку, выбранные специальности, набор вступительных испытаний и расписание экзаменов, оценки по вступительным испытаниям и не имеет права редактировать данные. Сотрудник обладает более широкими полномочиями и возможностями. Например, просматривать визитную карточку подразделения, к которому он относится, создавать новых студентов и абитуриентов, редактировать рабочие планы специальностей на определенной кафедре и т.д.

 

Система прав ALFA-XPress позволяет гибко управлять правами доступа к объектам и действиям над объектами для конкретного пользователя. В ALFA-XPress используется расширяемая ролевая система прав. Учитывая специфику вуза, система прав доступа к ALFA-XPress тесно связана с его организационной структурой. В зависимости от того, к какому подразделению принадлежит сотрудник, ему может быть доступен лишь определенный круг объектов ALFA-XPress. Например, если это сотрудник факультета, и он обладает ролью «просмотр вложенных объектов», то ему доступны данные о подчиненных кафедрах, академических группах, студентах и т.д.

 

Настройка набора прав для конкретной роли производится группой сопровождения. Для роли можно задать набор минимальных действий, заложенных в систему над конкретным типом объектов. Например, можно создать новую роль для просмотра всех атрибутов объекта «студент» и редактирования только нескольких атрибутов данного объекта (паспортные данные и контактный телефон). Категория одновременно может совмещать несколько ролей, тогда набор прав доступа к объектам ЕИС формируется как результат суммирования наборов прав доступа всех ролей.

 

Система прав ЕИС позволяет управлять доступом к конкретным закладкам на страницах, что позволяет в совокупности с механизмом настройки ролей для сотрудника создавать специфические автоматизированные рабочие места (АРМы) без привлечения разработчиков решения.

 

Модуль "Контингент студентов"

  • Создание и гибкое управление организационной структурой вуза:
    • факультеты;
    • кафедры;
    • группы;
    • подразделения (отделы);
  • Зачисление абитуриентов из модуля "Абитуриент" в контингент студентов;
  • Создание студентов и хранение в академических группах в организационной структуре вуза;
  • Личные карточки студентов;
  • Печать личных карточек и дел студентов;
  • Журналы выданных документов;
  • Личный кабинет студента;
  • Формирование сложных выборок по контингенту студентов.

 

 

Модуль "Отдел кадров"

Задача управления персоналом является одной из ключевых в любой системе, предназначенной для автоматизации процессов управления на предприятии. Исходя из таких соображений автоматизированная система управления ALFA-XPress обеспечивает решение следующих основных задач: – ввод и хранение большого объема информации о сотрудниках; – наличие разнообразной и всеобъемлющей системы отчетности. Функциональная подсистема управления персоналом в рамках информационно-аналитической системы "ALFA-XPress" отвечает всем перечисленным требованиям. Данная подсистема, с одной стороны, реализует широкий набор функций, присущих любой автоматизированной кадровой системе, а с другой стороны, учитывает особенности, существующие в высших учебных заведениях республики Таджикистан. Кроме того, в подсистему управления персоналом включены дополнительные возможности: – планирование, создание и ведение организационно-штатной структуры вуза; – расчет заработной платы сотрудников. Использование в ИС "ALFA-XPress" модуля «Отдел кадров» позволяет: – осуществлять однократный ввод данных в систему с возможностью их дальнейшего использования другими функциональными модулями ИС "ALFA-XPress", в частности, финансовым модулем и модулем управления учебным процессом; – обеспечить целостность и непротиворечивость данных в системе "ALFA-XPress"; – обеспечить историчность хранимых в системе данных. Задача администрирования персонала подразумевает ввод и ведение в системе данных о сотрудниках вуза. Подсистема управления персоналом ИС "ALFA-XPress" позволяет хранить всеобъемлющую информацию о каждом сотруднике: персональные данные, данные о служебных назначениях и перемещениях, данные о выплаченных денежных средствах, данные об образовании и научных достижениях и т.п. Предусмотрена проверка достоверности данных на этапе их ввода в систему. Основные кадровые операции такие, как прием на работу, увольнение с работы, кадровые перемещения внутри вуза и другие, унифицированы и реализованы с использованием механизма приказов преподавательского сотава. Данный механизм обеспечивает последовательный и полный ввод данных в систему с учетом вида кадровой операции, а также облегчает рутинную работу сотрудников отдела кадров.

 

В подсистеме управления персоналом имеется достаточно широкий и разнообразный набор атрибутов для описания сведений о сотрудниках, а также охватывающий основные кадровые операции перечень мероприятий. Тем не менее, поскольку ИС "ALFA-XPress" является настраиваемой автоматизированной системой, при ее внедрении возможно учитывать потребности конкретного вуза. Для эффективного планирования и учета кадровых ресурсов вуза в подсистеме управления персоналом также используется функциональный модуль "Организационный менеджмент". Данный модуль обеспечивает: – ведение организационной структуры вуза в виде адекватного иерархического представления с выделением традиционных организационных единиц (факультетов, кафедр, лабораторий и др.); – ведение должностей и штатных должностей с поддержкой большого набора атрибутов (оклады, нормативное рабочее время, требования к квалификации сотрудника и др.); – ведение штатного расписания путем создания привязки между штатными должностями и организационными единицами, привязки персоналий к штатным должностям; – возможность создания различных сценариев развития организационно-штатной структуры; – наглядную отчетность о состоянии штатов в вузе. Одна из особенностей системы "ALFA-XPress" – историчность данных, т.е. изменение текущих данных не вызывает потерю ранее введенной информации. Это означает, в частности, что пользователь подсистемы управления персоналом всегда может получить актуальные данные о сотруднике на интересующую дату, сделать ретроспективный просмотр организационно-штатной структуры, а также при необходимости смоделировать ситуацию на будущий период. Функциональный модуль "Расчет заработной платы" реализован в соответствии с законодательством РТ и учетом специфических особенностей бюджетной бухгалтерии вузов Таджикистана. Данный модуль обеспечивает: – ведение нормативно-справочной информации, необходимой для расчета заработной платы; – поддержку настройки тарифной структуры и предусмотренных законом надбавок и доплат; – поддержку настройки нормативных графиков рабочего времени. Предусмотрено ведение разнообразной информации по сотрудникам: – проводимые начисления и удержания с привязкой к источникам финансирования в соответствии со структурой бюджета ВУЗ-а; – повременные виды оплат, исчисляемые в днях или в часах; – отсутствия – информация об отпусках, больничных, прогулах, исчисляемых в рабочих, календарных и расчетных днях; – налоговые льготы, предусмотренные законодательством; – удержания по исполнительным листам.

 

Расчет заработной платы происходит на основе специально настраиваемой схемы расчета, которая поддерживает расчёт начислений в соответствии с отработанным временем и в не зависимости от него, удержаний, выплат и разделение их по источникам финансирования, расчет налогов, авансовых и внерасчетных выплат. Схема поддерживает расчет "среднего заработка" для оплаты отсутствий и выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск. По результатам расчета заработной платы формируется стандартная отчетность, в виде соответствующих выходных форм: налоговых, пенсионных, платежных и расчётных ведомостей, а также различная сводная и аналитическая отчетность. Сводная отчётность строится в соответствии со структурой бюджета университета, по подразделениям, по разделам и подразделам персонала, по группам и категориям персонала, а также по видам оплат. Модуль "Расчет заработной платы" обеспечивает формирование проводок в главную книгу. В силу того, что данные по персоналу образуют огромный массив разнообразной информации, необходима эффективная и всеобъемлющая система отчетности, позволяющая обобщить и проанализировать хранящиеся в системе данные. В рамках подсистемы управления персоналом имеется информационная система, предоставляющая разнообразную отчетность о кадрах вуза. Данная информационная система позволяет формировать простые отчеты-списки на основе различных критериев выбора, стандартные общегосударственные отчетные формы в соответствии с требованиями таджикского законодательства, включая стандартные виды отчетности согласно требованиям Министерства Образования РТ, а также аналитические отчеты о кадрах вуза. Имеется интеграция информационной системы управления персоналом с офисными приложениями Microsoft Word и Microsoft Excel.

 

Некоторые процессы в иллюстрациях

 

Иерархическое дерево организационной структуры вуза

Структура ВУЗа и штатное расписание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Карточка группы и личная карточка студента

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Карточка группы и личная карточка студента

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Модуль "Движение контингента студентов"

  • Настройка типов приказов, видов выписок и наборов изменяемых атрибутов для каждого вида выписки и приказа;
  • Формирование приказов, являющихся основополагающими для изменения атрибутов студентов (отчисление, восстановление, стипендия, перевод, академический отпуск и т.д.);
  • Формирование приказов о движении контингента:
    • Сборные приказы;
    • Списочные приказы;
    • Приказы во изменение приказов;
  • Согласование, визирование, утверждение документов (приказов и выписок из приказов) с учетом приоритетов (по принципу работы СЭД);
  • Система автоматического изменения атрибутов студентов по утвержденным приказам;
  • Механизм уведомления о новых заданиях ответственных сотрудников;
  • Журналы приказов в рамках вуза, факультетов, филиалов и представительств;

 

Перечень реализованных видов приказов

  • Восстановление;
  • Выписка о переводе вновь поступившего;
  • Выписка о переводе вновь поступившего на первый курс;
  • Зачисление;
  • Отчисление;
  • Перевод внутри формы обучения, внутри одного факультета;
  • Перевод на другую форму обучения, с факультета на факультет;
  • Зачисление на 1 курс;
  • Переводы:
    • Перевод на другой факультет;
    • Перевод с курса на курс (внутри факультета);
    • Перевод в другую группу;
    • Перевод на другую специальность (внутри факультета);
  • Отчисления:
    • Защита диплома;

* Примечание: Приведенный перечень видов приказов расширяем, может быть настроен по требованию заказчика.

 

Модуль "Центр регистрации. Ход сессии"

  • Автоматизированное формирование и печать экзаменационных ведомостей на контрольные мероприятия в соответствии с рабочими учебными планами;
  • Ввод результатов контрольных мероприятий по ведомостям;
  • Ведение семестровых журналов;
  • Журнал по результатам сессий в личном кабинете студента;
  • Получение справочной информации по расписанию экзаменов и зачётов;
  • Построение рейтингов факультета;
  • Ведение журнала посещаемости;
  • Выборки по должникам;
  • Государственный экзамен и дипломное проектирование;
  • Печать транскриптов и приложения к диплому;
  • Статистические отчеты и выборки: оценки студента за определённый период, формирование промежуточных и итоговых результатов промежуточных и рубежных контролей, прочие статистические отчеты и выборки.
Заказать презентацию Вопрос эксперту